Vara egen arbetsgivare

Om du driver din assistans i egen regi är du själv arbetsgivare för dina assistenter. Cirka 5,0 procent av de assistansberättigade är egna arbetsgivare(dec 2023), vilket innebär 660 personer.

Du kan också köpa assistans av kommunen, ett privat företag eller ett brukarkooperativ. Läs då vår guide "Välja assistansanordnare"

• Du kan även köpa assistans av en anordnare du själv äger. Läs då vår guide "Anordna din egen assistans"

Du får en stor frihet och kontroll över din assistans om du blir egen arbetsgivare åt dina assistenter. Samtidigt krävs det mycket ansvarstagande och kunskaper. Det kan liknas vid att du blir arbetsgivare i ett småföretag, med uppgift att leverera assistans till dig själv.

Som egen arbetsgivare ansvarar du för att...

• organisera och leda arbetet
• administrera och betala löner, skatter och avgifter
• anmäla verksamheten till Inspektionen för vård och omsorg
• redovisa verksamheten till Försäkringskassan och Skatteverket
• assistenternas arbetsmiljö sköts enligt Arbetsmiljölagen
• anställa (och eventuellt säga upp) anställda
• det finns avtal och försäkringar för dina anställda

Registrera dig som arbetsgivare

Eftersom assistansersättningen är skattebefriad kan en assistansberättigad inte starta en enskild firma med f-skattsedel för att driva sin assistans. Istället registrerar du dig som arbetsgivare hos Skatteverket, som en privatperson som betalar ut lön för tjänster. Läs mer om att anmäla dig som arbetsgivare på Skatteverket och på Verksamt.se.

Anmäl din verksamhet till Inspektionen för vård och omsorg, IVO

Assistansberättigade som själva anställer sina personliga assistenter är skyldiga att anmäla sin verksamhet till IVO. Här lämnar du personuppgifter och uppgifter om vem som är vårdnadshavare om det är en minderårig som har assistansersättning.

Blanketter på IVO

• Blankett anmälan av egenanordnad personlig assistans
• Blankett avanmälan av egenanordnad personlig assistans
  

Redovisa till Skatteverket

Arbetsgivaravgifter och inkomstskatt för dina anställda assistenter betalas in till Skatteverket och du deklarerar din verksamhet till Skatteverket. Du sköter utbetalning av löner, vilken du behöver ett löneprogram för.

Redovisa till Försäkringskassan

Information från Försäkringskassan om att anställa sina assistenter själv

• Du ska redovisa alla utgifter till Försäkringskassan på blanketten: Räkning för hur assistansersättning använts (FK 3057) seInformation om hur blankett 3057 fylls i
  
• Du ska redvisa arbetad tid på Tidsredovisning för assistansersättning (FK 3059) se (Information om hur blankett 3059 fylls i) till försäkringskassan senast den 5:e i andra månaden efter redovisningsmånaden, tidrapporterna ska vara påskrivna av alla assistenter och visa den faktiska tiden de arbetat. Om en assistent är sjuk ska vikarien rapportera sin arbetade tid. Om du inte använt alla beviljade assistanstimmar inom avräkningsperioden på sex månader ska oanvända timmar återbetalas till Försäkringskassan.
• Du behöver lämna uppgifter om dina assistenter innan de börjar arbeta hos dig på Anmälan från arbetsgivaren uppgifter om en personlig assistent (FK 3066). Du behöver tala om när något ändras som gäller dina assistenter. Du kan inte få ersättning för den assistans som har utförts innan uppgifterna skickats in. Uppgifterna går att skicka in via Försäkringskassans e-tjänst för arbetsgivare
• Assistansersättningen betalas ut i förskott den tjugonde varje månad. Du kan samla på dig en buffert av oanvända medel från utnyttjade assistanstimmar i sex månader vilket är avräkningsperioden, därefter måste alla oanvända medel återbetalas till Försäkringskassan. (Se intervju med Försäkringskassan)

Minderåriga kan vara egna arbetsgivare via vårdnadshavare

Enligt ett ställningstagande från Skatteverket (2006-11-03, dnr 131 590173-06/111) kan en minderårig inte betala ut ersättning för arbete till sin personliga assistent. Ersättningen kan däremot betalas ut av vårdnadshavaren.

Detta innebär att föräldrar till ett omyndigt barn själva kan anställa assistenter för barnet. Någon av föräldrarna ska då registreras i Skatteverkets arbetsgivarregister. Assistansersättningen ska redovisas på samma sätt som om barnet själv hade anställt sina personliga assistenter. Försäkringskassan ser inget hinder för att föräldrarna arbetar som assistenter. Det gäller dock för föräldern att hålla isär sina olika roller. Försäkringskassans vägledning (sid 163ff)

I vissa undantagsfall kan en minderårig som fyllt 16 år och med överförmyndarens samtycke registreras som arbetsgivare. Det kan också vara en minderårig med eget hushåll. (13 kap 13 § i Föräldrabalken)

Egen arbetsgivare via ställföreträdare eller ombud

Även en assistansberättigad som har en ställföreträdare (god man eller Förvaltare) kan bli egen arbetsgivare. Försäkringskassans vägledning (sid 163ff). Om ställföreträdaren saknar kunskaper eller erfarenhet kan den assistansberättigade även utse ett ombud som sköter det praktiska med att vara egen arbetsgivare. Det kan till exempel vara en god vän, en anhörig eller någon som arbetar hos assistansanordnaren. Det får inte vara en juridisk person (tex ett assistansföretag) eller en minderårig. Om Försäkringskassan anser att ombud visar ”oskicklighet, oförstånd eller är olämplig på annat sätt” kan de besluta om att avvisa henne eller honom som ombud.
Läs intervju med Johan Julin som är Ställföreträdare till en egen arbetsgivare

Du kan köpa tjänster, tex bokföring eller tidrapportering/schemaläggning

Som egen arbetsgivare kan du inte ta medel från assistansersättningen för eget utfört arbete för administration eller arbetsledning eftersom assistansersättningen är skattefri. Se intervju med Försäkringskassan. Du kan däremot välja att sköta detta själv utan extra ersättning och istället satsa på högre löner till assistenterna eller mer medel till assistansomkostnader.

Du kan köpa tjänster av ett företag och betala detta via assistansersättningen. Du kan tex anlita en ekonomisk redovisningsfirma som sköter bokföring. Det finns företag som erbjuder tekniska system för tidrapportering och schemaläggning av personlig assistans. Läs mer om vilka företag och tjänster som finns

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör

• Schemalägger assistenters arbetstid
• Ha koll på när assistenter har arbetat, varit sjuka eller varit på semester
• Registrera löneslag, väntetid, arbete på obekväm arbetstid, mertid och övertid
• Ha koll på total arbetstid och vila mellan arbetspass för en assistent så att arbetstidslagen följs
• Möjliggöra dokumentation av personlig assistans
• Registrera hur mycket av den beviljade assistansen som använts
• Rapportera till Försäkringskassan
• Rapportering till och kommunikation mellan den assistansberättigade, assistenterna och assistansanordnaren

Läs mer om vilka företag och tjänster som finns för tidrapportering/schemaläggning

Vissa företag säljer omfattande tjänster till egna arbetsgivare

Det finns företag som säljer omfattande administrativa tjänster till egna arbetsgivare, förutom ekonomisk bokföring även lönehantering, utbildning av assistenter, hjälp med rekrytering och vikarier, och som även förvaltar din assistansersättning. Dessa företag kan ibland likna en assistansanordnare. Här bör du tänka på att du som arbetsgivare fortfarande är ansvarig för verksamheten. Om företaget gör fel kan Försäkringskassan tex kräva dig på återkrav av assistansersättningen. Se intervju med dels företag som säljer omfattande tjänster: Joakim Runnerström, jurist, Alberum AB – ”Egna arbetsgivare kan köpa tjänster på samma sätt som en tandläkarklinik”.
Läs dels intervju med Sophie Karlsson, ordförande i IfA som varnar för riskerna att köpa tjänster av denna typ av företag: Sophie Karlsson, ordförande, IfA – ”Om ett administrativt bolag är oseriöst kan det gå riktigt illa”.

Du kan inte köpa arbetsgivaruppgifter av ett företag

Eftersom du som egen arbetsgivare har arbetsgivaransvaret kan du inte köpa in tjänster från andra företag som innebär att de har arbetsgivaransvar för dina assistenter. Om du låter andra företag sköta arbetsgivaruppgifter blir du ansvarig för vad det företaget gör och kan bli tex återbetalningsskyldig för assistanserättning. Var gränsen går här är dock inte helt klart, men du kan tex inte låta andra företag ha hela ansvaret för att anställa assistenter. Se intervju med Försäkringskassan och med Fremia.

Söka tillfälligt utökad assistans från kommunen

Om du har assistansersättning från Försäkringskassan kan du söka tillfälligt utökad assistans från kommunen. Detta kan vara fallet vid en tillfällig sjukdom eller om du har behov av extra assistanstid. Hos kommunen kan man även söka andra LSS-insatser eller SoL (Socialtjänstlagen) - insatser. Det kan dock variera om kommuner beviljar extra stöd. Om behovet av assistans ökar permanent ska du begära en omprövning av din assistansersättning.

Kollektivavtal

Det är inget krav att ha ett kollektivavtal, men det underlättar. Fremia är den enda arbetsgivarorganisation som tar egna arbetsgivare som medlemmar. Själva kollektivavtalet kostar ingenting, däremot betalar du för medlemskapet i Fremia. Ett annat alternativ är att teckna ett så kallat hängavtal med Kommunal, det så kallade Privatavtalet, AB-P. AB-P följer HÖK-avtalet mellan Kommunal och SKR/PACTA.
Ett kollektivavtal reglerar allt mellan assistenten och dig som arbetsgivare, tex löner, anställningsform, anställningsavtal och försäkringar. Som medlem i Fremia kan du få råd och stöd av dem i en förhandling med fackförbundet Kommunal, tex vid en tvist med en assistent. Se fakta och artiklar om kollektivavtal
Om du är medlem i Fremia eller tecknar ett hängavtal med Kommunal förbinder du dig att tillämpa Arbetstidslagen för dina assistenter.

Kunskaper om lagstiftning med mera

Du måste känna till arbetsrättsregler och lagstiftning på arbetsmarknaden. Förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare regleras i LAS (lagen om anställningsskydd)), semesterlagen, arbetsmiljölagen, Lagen om arbetstid m.m i husligt arbete och Arbetstidslagen.
Mer information kan du få exempelvis av Fremia eller IfA - Intressegruppen för Assistansberättigade om du är medlem där. Vissa företag som säljer tjänster till egna arbetsgivare erbjuder också kvalificerad rådgivning och stöd.

Försäkringskassans arbetstidskontroll

Sedan augusti 2014 kontrollerar Försäkringskassan hur mycket assistenterna arbetar. Om en personlig assistent arbetar mer tid än tillåtet i arbetstidslagstiftning och gällande kollektivavtal betalar Försäkringskassan inte ut assistansersättning för den tiden. Se Försäkringskassans vägledning (sid 178-182). Detta styrs av Socialförsäkringsbalkens 51 kap, 16 §.

För assistenter anställda av en assistansanordnare eller egna arbetsgivare som tecknat kollektivavtal gäller Arbetstidslagen och bestämmelserna i kollektivavtalet. Då får arbetstiden inte överstiga ett genomsnitt på 48 tim/vecka, inklusive övertid och jourtid/väntetid. Det är samtidigt tillåtet att fördela arbetstiden inom en beräkningsperiod på upp till 12 månader. (För kollektivavtalen gäller dock en begränsningsperiod på högst sex månader)

För assistenter som är anställda hos egna arbetsgivare som inte har kollektivavtal gäller Lagen om arbetstid m.m i husligt arbete, med en arbetstid på 40 tim/vecka inklusive jourtid/väntetid. Försäkringskassan godkänner utöver detta övertid upp till 12 tim/vecka fördelat inom en beräkningsperiod på fyra veckor och ett maxtak för övertid på 300 timmar/år. Utöver detta kan övertid beviljas för olyckshändelse eller akut sjukdomsfall eller annan omständighet, som inte kunnat förutses. Läs mer: intervju med Försäkringskassan.

Anställa assistenter

Den anställde ska ha ett anställningsavtal, vilket du kan du få via din arbetsgivarorganisation. Om den anställde har en tillsvidareanställning eller visstidsanställning kan du välja att ge personen lön samma månad eller en månad i efterskott, vilket är det mest vanliga. Timanställda som arbetar oregelbundet eller vid behov får alltid sin lön i efterskott.
Personer som är tillsvidareanställda kan du beordra att arbeta om någon blir sjuk och du inte hittar en ersättare, i gengäld ska du meddela planerade schemaändringar till tillsvidareanställda minst två veckor i förväg.

Som arbetsgivare är det viktigt att ha anställda du litar på, som har god yrkesmoral och känner ansvar för exempelvis tystnadsplikt. Anställningsintervjun och introduktionen räcker inte alltid för att ta reda på hur en person är. Därför kan det vara bra att assistenterna först får en provanställning under sex månader, innan de får ordinarie anställning. Du bör fråga efter referenser, en bra fråga till den förra arbetsgivaren är om denne skulle kunna anställa personen igen.
Se intervju: "Konfrontera den sökande med några tänkta arbetssituationer"

Det finns krav på vilka personer som du får anställa som assistenter. Sedan 1 juli 2013 måste en assistent ha fyllt 18 år, vara bosatt i EES-området. Assistenten får inte heller var sk oförmögen att arbeta pga hög ålder eller sjukdom. Det finns en del undantag om du anställer personer som bor utanför EES-området.
I en intervju med Försäkringskassan sägs det "Om en assistent blir akut sjuk kan en person bosatt i det landet gå in och vara assistent. Och om ett barn under 18 år har en förälder bosatt utanför EES så kan den föräldern arbeta som assistent när barnet vistas i det landet. Undantag gäller också för personer som arbetar eller studerar utanför EES"

Arbetsleda assistenter

Som egen arbetsgivare är du den självklare arbetsledaren, du ansvarar för schemaläggning för dina assistenter, att ge och fördela arbetsuppgifter till assistenterna, lära upp nya assistenter, planera semesterledigheter osv.
Intervju om att själv arbetsleda: "Att instruera sina assistenter" av Bengt Elmén.

Uppsägningar

Om du har tecknat kollektivavtal finns möjlighet att ha så kallade visstidsanställningar "så länge uppdraget varar". Då kan uppsägning ske vid "särskilda skäl", vilket kan vara att "arbetsgivaren inte längre kan garantera assistens kvalitet och säkerhet" eller "att arbetstagaren och den funktionshindrade inte längre fungerar tillsammans". Miniminivån för uppsägningstid i visstidsanställningarna är 14 dagar hos Fremia.

Om du tecknat kollektivavtal och din assistent har en tillsvidareanställning förbinder du dig att följa LAS (lagen om anställningsskydd) En tillsvidareanställd kan då inte sägas upp utan "sakliga skäl", vilket föreligger antingen vid arbetsbrist eller av personliga skäl, om arbetstagaren missköter sitt arbete.Även här ska uppsägningen lämnas skriftligt, minst två veckor före uppsägning till både assistenten och till eventuellt fackförbund. När assistenten är fackligt ansluten har hen rätt att förhandla om uppsägningen via sin fackförening, uppsägningen får då inte genomföras förrän diskussionen med fackförbundet är avslutad.
Om du inte har kollektivavtal gäller reglerna i Lagen om arbetstid m.m i husligt arbete för egna arbetsgivare. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan då utan att ange orsak säga upp anställningen, uppsägningstiden är minst en månad. Om assistenten arbetat i fem år är den två månader och om assistenten arbetat tio år tre månader.

Ansvar för assistenternas arbetsmiljö

Du har som arbetsgivare ansvar för assistenternas arbetsmiljö. Sedan 1 januari 2009 gäller Arbetsmiljölagen även för egna arbetsgivare. Detta innebär att du är skyldig att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete vilket innebär att det ska finnas riskbedömningar för den fysiska och psykiska arbetsmiljön i hemmet och under resor. Det ska finnas ett dokument där dessa risker antecknas och följs upp. Ett exempel är Prevents checklista för personlig assistans.
Arbetsgivaren har det yttersta ansvaret men arbetstagarna ansvarar för att fylla i checklistorna och meddela risker till sin arbetsgivare.
Se intervju om arbetsmiljö: Stefan Pelc, egen arbetsgivare - "Om mina assistenter mår bra, mår jag bra"
Du kan avsätta medel för friskvård till assistenterna, exempelvis bidrag till simning eller träning på gym eller konditionsanläggning.
Som arbetsgivare har du även rehabiliteringsansvar om någon anställd har/får missbruksproblem. Det innebär att du inte bara kan säga upp assistenten utan att först ha gett personen en möjlig chans sluta sitt missbruk. Sätt då upp en tydlig rehabiliteringsplan med delmål och tidpunkter. Om assistenten inte klarar de gemensamt uppsatta målen kan du behöva ta en diskussion om uppsägning med assistenten och eventuellt fackförbund som assistenten är medlem i.

Tid som jämställs med assistans

Egna arbetsgivare beviljas assistansersättning för uppsägningslöner till assistenter om den assistansberättigade avlider och sjuklönetimmar för de ordinarie assistenterna. (Intervju med Försäkringskassan) och Försäkringskassans vägledning (sid 168)
Egna arbetsgivare kan alltså till skillnad från assistansberättigade som köper assistans även få ersättning för sjuklöner från Försäkringskassan.

Att köpa assistans från en anordnare du äger

Som assistansberättigad kan du även köpa din assistans från en assistansanordnare du är ägare/delägare till, det kan vara ett bolag eller en ekonomisk förening. På vissa områden får du då större möjligheter än en egen arbetsgivare, medan du på andra områden mindre trygghet. Läs mer i vår guide "Anordna din egen assistans"

Skillnader mellan att vara egen arbetsgivare och att köpa assistans

• Tillståndsprövning eller anmälningsplikt: Egna arbetsgivare behöver enbart anmäla sin verksamhet till Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO: Blankett anmälan av egenanordnad personlig assistans
  Assistansanordnaren måste söka tillstånd hos Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO, för att få bedriva assistansverksamhet. Då sker tillståndsprövning där en rad krav måste uppfyllas innan ett tillstånd ges.
• Redovisning, vinst och sparade medel: Egna arbetsgivare ska redovisa hur assistansersättningen använts med kvitton till försäkringskassan och återbetala oanvänd assistansersättning var sjätte månad. Egna arbetsgivare får inte göra vinst. (Intervjuer med Skatteverket och Försäkringskassan)
  Assistansanordnaren kan däremot göra vinst och redovisar endast ekonomiskt till skatteverket eftersom assistansersättningen är en del av assistansanordnarens näringsverksamhet. (Den med utökad assistansersättning måste dock redovisa hur pengarna använts).
• Efterskottsbetalning av assistansersättning: Egna arbetsgivare får assistansersättningen utbetald i förskott månaden innan assistansen utförs. Se intervju med Försäkringskassan.*
  Assistansanordnare får sedan 1 oktober 2016 assistansersättningen utbetald i efterskott efter att assistansen är utförd och redovisad till Försäkringskassan. Läs mer om efterskottsbetalning
  
• Dokumentation: Egna arbetsgivare behöver inte ha någon genomförandeplan eller dokumentation över sin assistans.
  Assistansanordnaren ska däremot ha en genomförandeplan och dokumentation över faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Se mer information: Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten
• Sjuklöner: Egna arbetsgivare får ersättning från Försäkringskassan för assistenternas sjuklöner. Sjuklöner för en assistent definieras då som tid som jämställs med assistans. Försäkringskassans vägledning (sid 168)
  Assistansanordnare behöver söka medel för sjuklöner från den assistansberättigades hemkommun.
• Uppsägningslöner vid dödsfall: Egna arbetsgivare får assistansersättning för uppsägningslöner till assistenter om den assistansberättigade avlider och sjuklönetimmar för de ordinarie assistenterna. (Intervju med Försäkringskassan) och Försäkringskassans vägledning (sid 168)
  Assistansanordnaren får inte ersättning för uppsägningslöner till assistenter om den assistansberättigade avlider och sjuklöner för assistenter.
  
• Arbetstidsregler: För egna arbetsgivare gäller Lagen om arbetstid i husligt arbete, som gäller för personer som arbetar i sin arbetsgivares hushåll. För egna arbetsgivare som är medlemmar i Fremia eller Privatavtalet ABP gäller dock Arbetstidslagen.
  Hos en assistansanordnare gäller alltid Arbetstidslagen, ATL och kollektivavtalet (om anordnaren tecknat kollektivavtal) för assistenterna.
  ATL ger den anställde rätt till en dygnsvila på 11 timmar varje dygn, en veckovila på 36 timmar och en maximal veckoarbetstid på 48 timmar, vilket inkluderar jourarbetstid. ATL är dispositiv, vilket innebär att det kan göras undantag i kollektivavtalen, exempelvis att dygnsvilan kan vara 9 timmar och att arbetstiden får fördelas inom vissa tidsperioder.
  
  Lagen om arbetstid m.m i husligt arbete har också krav på veckovila men inte dygnsvila, maximal veckoarbetstid är 52 timmar. Lagen om arbetstid i husligt arbete är inte dispositiv, vilket innebär att inga undantag får göras i kollektivavtalen.
  Läs mer: FAKTA om Arbetstidslagstiftning och undantag i kollektivavtal och intervjuer i TEMA-serien Arbetstidslagen, ATL.

Tidigare fanns det rekommendationer om hur ersättningen används

Försäkringskassan hade tidigare rekommendationer till egna arbetsgivare och assistansberättigade som får förhöjt timbelopp om hur assistansersättningen bör användas. Dessa avskaffades 1 oktober 2018. Vi har valt att tillsvidare fortsätta visa dessa eftersom de ger en bild av hur assistansersättningen kan användas.

• 85 - 87 procent till löner- och lönebikostnader
  Avser samtliga lönekostnader och kostnadsersättningar till anställda, lagstadgade sociala avgifter, särskild löneskatt, premier för försäkringar och skattepliktiga förmåner.
• 5 - 8 procent till administrationskostnader
  Avser kostnader för att administrera assistansen, såsom kontorsmaterial, kontorshyror, inventarier, frimärken, resor, revision, företagsförsäkringar samt kostnader till arbetsgivar- och branschorganisation.
• 2 - 3 procent till utbildningskostnader
  Avser kostnader för kurser, lärare och föreläsare samt lokaler för utbildning och fortbildning av assistenter och ersättningsberättigade, samt kostnader för handledning av assistenter.
• 1- 2 procent till arbetsmiljöinsatser och personalomkostnader
  Avser hjälpmedel av enklare slag, kostnader för att lösa arbetsmiljöfrågor, insatser för att möjliggöra personalens hygien, jourrum till assistenten, företagshälsovård, friskvård, kaffe, hudkräm, tvål och liknande.
• 1 - 2 procent till assistansomkostnader
  Avser kostnader som den ersättningsberättigade har för sina personliga assistenter i samband med gemensamma aktiviteter utanför bostaden, exempelvis resekostnader för assistenterna samt inträdesavgifter.

Vad ingår i Löne- och lönebikostnader för assistenter?

Utöver grundtimlönen ingår

• OB-ersättning utbetalas för arbete förlagt till kväll (19-22 vardagar), natt 22-06 vardagar), helg (fre 19 - mån 07) storhelg (midsommar, jul, nyår, påsk) beloppen och tiderna kan variera något beroende på vilket kollektivavtal du har. Du bör planera ekonomin efter hur mycket obekväm arbetstid assistenterna arbetar.
• Semesterersättning som enligt semesterlagen är 12 procent av grundlönen och betalas ut under den anställdes semesterledighet.
• Arbetsgivaravgifter: Inbegriper lagstadgade sociala avgifter, särskild löneskatt och betalas in separat till Skatteverket. Arbetsgivaravgiften är 31,42 % av summan av utgivna löner och förmåner.
• Avtalspension/försäkringar: Ingår när kollektivavtal tecknas. Pensionspremien är ca 3,5 % av bruttolönen. De avtalsförsäkringar som ska betalas in är, trygghetsförsäkring vid arbetsskada, avtalsgrupplivförsäkring, avtalsgruppsjukför­säkring, avgångsbidragsförsäkring.
• Traktamenten: Ingår när kollektivavtal tecknas. Betalas till den anställde när arbetet är förlagt till annan ort, olika belopp gäller vid arbete inom Sverige och utomlands.