Assistanskoll » Tidrapportering och schemaläggning

Tidrapportering och schemaläggning

Du kan köpa tjänster av företag som erbjuder system för tidrapportering och schemaläggning av personlig assistans. Nedan beskrivs vad dessa tjänster kan innebära och information om företag som är aktiva på marknaden idag.

Innehåll

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör
Lista över tidrapporterings och schemaläggningsverktyg

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör

Schemalägger assistenters arbetstid
Ha koll på när assistenter har arbetat, varit sjuka eller varit på semester
Registrera löneslag, väntetid, arbete på obekväm arbetstid, mertid och övertid
Ha koll på total arbetstid och vila mellan arbetspass för en assistent så att arbetstidslagen följs
Möjliggöra dokumentation av personlig assistans
Registrera hur mycket av den beviljade assistansen som använts
Rapportera till Försäkringskassan
Rapportering till och kommunikation mellan den assistansberättigade, assistenterna och assistansanordnaren

Lista över tidrapporterings och schemaläggningsverktyg

Aiai
Annat
Fast
Tidvis
Cirrus
Primass
Crona Portal
RiktaTid
Coordinare
Medvind WFM
Assistansboken

Aiai
, 98 anordnare.

Aiai hemsida
1. Hur många kunder och användare har Aiai/Kaustik i personlig assistans och totalt?
  - Ca 8400 assistansberättigade (brukare), ca 50 000 användare fördelat på ca 500 unika kunder.
2. Hur länge har Aiai funnits?
  - Kaustik och Aiai grundades av Erik Ljungberg 2009 och är grundat på en persons tro. En tro på ett jämlikt samhälle & på individens självständighet.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Schemaläggning, Tidrapportering, Kontroll av ATL, Dokumentation (Personakt), Genomförandeplaner, Ärendehantering, HR-system, Digitala avtal, Kalenderhändelser (Evenemang), Lönehantering.
  - Schema med schemakontroll -Kärnan i Aiai är ett smart och flexibelt schema som tar hänsyn till användarnas behov. Schemakontrollen hjälper dig att godkänna schemat enligt Arbetstidslagens rekommendationer och gällande kollektivavtal.
  - Tidrapport - Aiai skapar automatiska tidrapporter för alla assistenter baserat på schemat. Systemet tar alltid hänsyn till typ av arbetspass, OB-tider och eventuell frånvaro.
  - Bankid-signering med filöverföring - Tidrapporten (FK 3059) BankID-signeras av assistenter och anordnare. Via Aiai skickas tidrapporten per fil till Försäkringskassan. Du slipper postgång och sparar värdefull tid. Med BankID-signering och filöverföring blir tidrapporteringen snabb, enkel och säker.
  - Elektronisk signatur - Assistenten godkänner sin tidrapport med en elektronisk signatur i datorn, på mobilen eller läsplattan, det som passar varje individuell medarbetare bäst. Enklare än så kan det i princip inte bli.
  - Uppföljning av beslut -Aiai håller reda på förbrukning och avräkning av antalet timmar utifrån aktuellt beslut.
  - Personakt och journal -Aiai tillhandahåller ett kvalificerat IT-stöd för den dokumentation som IVO kräver.
  - Digitala avtal -Genom Aiai Avtal kan du, utifrån förskapade mallar, skapa, skicka och BankID-signera avtal på ett snabbt, enkelt och säkert sätt. Aiai Avtal underlättar vid anställning och vid skapande av kundavtal.
  - Dokument -Verksamhetsdokument och annan viktig information samlas enkelt i Aiai. Med den rollbaserade inloggningen väljer ni vilka roller som ska ha åtkomst till de publicerade dokumenten.
  - Löneexport och underlag för lönehantering -Aiai skapar löneunderlag och kan exportera lönedata till de vanligaste löneprogrammen: Hogia, Crona, Kontek mfl.
  - Kommunikation -Det är lätt att hålla kontakt med assistenterna via Aiai. Meddelanden kan skickas via systemet per SMS eller mail. Allt för att underlätta kommunikationen.
  - Kaustik akademi - Här hålls utbildningar i Aiai samt områden inom personlig assistans och omsorg.
4. Finns det möjlighet att provköra Aiai före inköp?
  - Ja, prova Aiai 30 dagar kostnadsfritt, ingen bindningstid eller krav på avtal.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Licenskostnad Pris per brukare. Underhåll %-sats av licenskostnaden. Företagsanpassad utbildning Enligt ö.k.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Aiai Support svarar på telefon och mail alla helgfria vardagar mellan kl 9-17. Support ingår i standardavtal utan begränsning på antal samtal.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Aiai är det system på marknaden som ger den assistansberättigade god insyn och möjlighet till medbestämmande. Kaustik är ett IT-bolag som med gedigen kunskap och engagemang utvecklar IT-system för vård- samt omsorgssektorn. Aiai och Carefox är marknadsledande verksamhetssystem som effektiviserar administrationen av personlig assistans respektive hemtjänst. Omsorg24 är ett skräddarsytt system för HVB-hem och LSS-boenden. Därutöver förmedlar Kaustik Akademi kompetensutveckling för privata och offentliga omsorgsverksamheter och Aiai Magasinet berör ämnen förknippat med personlig assistans. Varje år anordnas även Full delaktighet som är en mötesplats under Almedalsveckan som syftar till att samla opinionsbildare och beslutsfattare kring frågor om varje individs rätt att delta i vårt samhälle.
Anordnare som använder Aiai:
Annat
, 16 anordnare.
Eget eller ett annat system

Anordnare som använder Annat:
Fast
, 12 anordnare.
FAST hemsida

Anordnare som använder Fast:
Tidvis
, 7 anordnare.
Tidvis hemsida

Anordnare som använder Tidvis:
Cirrus
, 7 anordnare.
Cirrus (Time2View) hemsida

Anordnare som använder Cirrus:
Primass
, 6 anordnare.

Primass hemsida
1. Hur många kunder och användare har Primass i personlig assistans och totalt?
  - Primass har idag drygt 30 anordnare som kunder, närmare 7000 användare och fler tillkommer i snabb takt.
2. Hur länge har Primass funnits?
  - Vi började utveckla Primass enbart för A-Assistans 2011 och började sälja till andra 2015.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Bland funktionerna i Primass kan nämnas:
  - Rekrytering (Annonsering med koppling till Arbetsförmedlingens Platsbank och andra privata aktörer)
  - Databas med arbetssökande (Enligt GDPR)
  - Bank-ID-signering av anställningsavtal
  - Vikariepool
  - Uppsägning görs med Bank-ID
  - Schemaläggning
  - Tidrapportering (Signering med Bank-ID)
  - Kontroll av ATL
  - Assistanskartläggning (Upptäcker dubbel och trippel assistans eller pass som saknar bemanning)
  - Dokumentation, journalföring, arbetsanteckningar
  - Underlag till löneprogrammet exporteras via fil
  - Lönespecifikationerna importeras till den anställdes profil. GDPR-säkrat och gratis!
  - Underlag till sjuklönefakturering
  - Aktiviteter/utbildningar/event (Håller koll på genomgångna kurser etc)
  - Kommunikation via mail och SMS till samtliga anställda eller endast vissa grupper.
  - Genomförandeplaner och avvikelsehantering
  - Ekonomi (Koll på beviljade och förbrukade timmar med möjlighet att t.ex. lägga in ekonomiska rapporter)
  - Information (Blanketter, avtal, policydokument, rapporter, infobrev etc)
4. Finns det möjlighet att provköra Primass före inköp?
  - På vilka villkor? Vi erbjuder utbildning och en prövotid på tre månader utan kostnad.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - 450 kronor/assistansberättigad inklusive moms. Inga kostnader tillkommer förutom för SMS och Bank-ID. Möjlighet till rabatt för stora anordnare.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - (kontorstid, helger eller mer?) Telefontid vardagar kl. 08.00 – 16.00. Övrig tid finns telefonsvarare och mail. Återkoppling utlovas inom 24 timmar vardagar och 70 timmar under helger. All support ges utan kostnad.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Primass har utvecklats av assistansanordnare för assistansanordnare. Passar naturligtvis även den som ordnar sin assistans i egen regi. Ytterligare några som använder Primass är: Brukarkooperativet i Umeå, Ramp Personlig Assistans AB, Självklarhets Assistans, Proverde, Höga Kusten Assistans, AO Assistans, Nära Personlig Assistans och många fler mindre anordnare.
Svar på frågor om Primass skickats till Assistanskoll 19 september 2019

Anordnare som använder Primass:
Crona Portal
, 5 anordnare.

Crona Portal (Datavara AB) hemsida
1. Hur många kunder och användare har Crona Portal i personlig assistans och totalt?
  - Crona Portal och Bemanna är webbaserade tilläggsfunktioner till Crona Lön, totalt har Crona Lön cirka 2.500 installationer varav 265 är aktiva LSS anordnare. För huvuddelen är vårt löneprogram kopplat till försystem som AiAi, Primas, Coordinarie, Tidvis, etc. Vårt egen Crona Portal är ett mindretal och Bemanna är nyligen framtaget.
2. Hur länge har Crona Portal funnits?
  - Crona Lön koma 2000, Crona Portal 2014 och Crona Bemanna 2019.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans..?
  - schemaläggning (ja), tidrapportering (ja), lönehantering(ja),
  dokumentation (nej), bokföring för anordnaren (nej), kommunikation (ja), kontroll av ATL (ja)
4. Finns det möjlighet att provköra Crona Portal före inköp?
  Ja, användaren kan provköra Crona Lön i 30 dagar.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Licensavgift, plus supportavgift och om lönebeskeden ska gå via vår digitala brevlåda (app, Kivra, e-Boks, webbsida)
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Kontorstid
Svar på frågor om Crona Portal skickats till Assistanskoll 25 september 2019

Anordnare som använder Crona Portal:
RiktaTid
, 3 anordnare.

RiktaTid hemsida
1. Hur många kunder och användare har RiktaTid i personlig assistans och totalt?
  - Vi har 14 företag och lite över 300 brukare i systemet
2. Hur länge har RiktaTid funnits?
  - Vi började utveckla RiktaTid 2011
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  
  RiktaTid erbjuder i korthet:
  - Schemaläggning med planering och integrerad budgetfunktion där man lägger in alla lönekostnader, assistansomkostnader, schabloner mm för att se vad assistansen beräknas kosta. Jämföra olika planeringar med varandra. Innan man kör ut en planering så körs en ATL kontroll.
  - Digital signering av tidrapporter och integrering med försäkringskassan.
  - Rollbaserad nyhetsfunktion för att nå ut till kunder och personal med information
  - Intranät som också är rollbaserat så det t.ex. går att lägga upp digitala personalhandböcker, information som berör kund/brukare. Dokumenthantering. Bra verktyg om företaget arbetar med kvalitetssäkring.
  - Dokumentation och Genomförandeplan Här kan man föra olika typer av anteckningar i systemet och rollhanteringen bestämmer vilka som får skriva och läsa. Viktiga anteckningar journalförs direkt eller i efterhand.
  - Meddelandesystem. Man kan skicka fritt antal sms, nyhetsbrev via sms eller e-post.
  - Löneexport: RiktaTid kan exportera till Fortnox, Crona Lön, Visma lön samt Hogia Lön.
  - Rekrytering Vi erbjuder en gratistjänst (även om man inte använder RiktaTid som schemasystem) där företag kan lägga upp lediga tjänster och matcha dessa mot sökande i vår databas med hjälp av sök-taggar.
  - Digital signering av anställningsbevis med bankID för att underlätta rekryteringsprocessen.
  - Rapporter för att följa upp beräkningsperiod, ATL, utfall mot beslut, sjukvikariat, assistenter som är hos barnkunder mm mm.
4. Finns det möjlighet att provköra RiktaTid före inköp? På vilka villkor?
  -Absolut – det går att testa fritt under 2 månader utan att binda sig.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  -Vi tar antingen betalt med fast pris per brukare eller ett rörligt pris per beslutstimma. Pris via offert
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider? (kontorstid, helger eller mer?)
  -Alltid fri telefon och mailsupport till administrativ personal under kontorstid men även mailsupport kvällar och helger.
7. Är det något du vill tillägga?
  -Vi försöker alltid att arbeta så nära kunden vi kan och utveckla systemet efter våra kunders önskemål. I allra flesta fallen så utvecklar vi deras tankar och idéer!
Anordnare som använder RiktaTid:
Coordinare
, 1 anordnare.
Coordinare hemsida

Anordnare som använder Coordinare:
- Personlig Assistans i Södra Sverige AB profilen »
Medvind WFM
, 1 anordnare.

Medvind WFM (Visma) hemsida
1. Hur många kunder och användare har Medvind WFM i personlig assistans och totalt?
  - Totalt: 107 kunder, 270 000 slutanvändare. Personlig assistans: 17 kunder, 10 000 slutanvändare
2. Hur länge har Medvind WFM funnits?
  - Medvind WFM har funnits på marknaden sedan 2001.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Schemaläggning, tidrapportering, kontroll av ATL, vikarie- och ersättarhantering, löneintegration, digital hantering av 3059 med BankID signering, automatisk generering av 3057 och 3066 blankett.
4. Finns det möjlighet att provköra Medvind WFM före inköp?
  - Nej ingen möjlighet att provköra då stora delar av applikationen behöver anpassas efter kundens processer och regelverk för att uppnå önskad automatisering. Demonstration kan fås på begäran.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Vi tar betalt för grundfunktionaliteten i Medvind WFM per antal anställda, vi har även en transaktionsbaserad prismodell för rapporter som skickas digitalt till försäkringskassan.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Vi supporterar systemförvaltare och superusers helgfria vardagar 8-17.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Medvind WFM är ett komplett schema och bemanningssystem som lämpar sig för stora och medelstora organisationer (minst 200 anställda).
Svar på frågor om Medvind WFM skickats till Assistanskoll 18 september 2019

Anordnare som använder Medvind WFM:
- Frösunda Omsorg AB profilen »
Assistansboken
, 1 anordnare.

Assistansboken hemsida
1. Hur många kunder och användare har Assistansboken i personlig assistans och totalt?
  Vi har inte tillgång till alla kunders servrar/databaser så vi vet inte hur många användare som kör vår mjukvara. (Många verksamheter köper loss mjukvaran och vidareutvecklar den själva)
2. Hur länge har Assistansboken funnits?
  Sedan 2011
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Dashboard som visualiserar de viktigaste nyckeltalen
  - Schemaläggning & tidsredovisning för personliga assistenter
  - Överblick över status om vilka som har signerat sin tidrapport
  - Se att Försäkringskassan har mottagit de signerade rapporterna
  - Skapa FK-räkning (FK 3057) digitalt
  - Rapport över sjuk- och vikarietid
  - Rapport över planerad tid, kontra schemalagd
  - Rapport över avvikelser (t.ex. sjuk- och administrationstid)
  - Rapport där man kan filtrera tiden på kostnadsställen (t.ex. FK, kommun, HSL, FK avvakta beslut m.fl.)
  - Kundkort
  - Funktionalitet för ATL samt de vanligaste kollektivavtalen
  - Beräkningsperioder
  - Kostnadsställen kopplade till assistenters tidrapporter (t.ex. FK, kommun, HSL, FK avvakta beslut m.fl.)
  - Användare kan kopplas och schemaläggas till flera kunder
  - Anställningsinformation och historik kopplad till enskilda användare
  - Skapa anställningsavtal
  - Beslut kopplade till enskilda kunder
  - Hantering av jour
  - Automatisk SMS-påminnelse (t.ex. om att signera tidsrapporter till FK)
  - Skicka SMS påminnelse till assistenter med osignerade rapporter från startsidan med ett knapptryck
  - Grundschema
  - Meddelanden för intern kommunikation mellan enskilda individer eller grupper
  - Publicera verksamhetsnyheter som visas för användarna på startsidan vid inloggning
  - Skapa och exportera lönefiler till lönesystem
  - Responsive design: systemet stöder både smartphone, surfplatta och dator
  - Prospekt: addera kundkort för potentiella kunder
  - Karta som visar kunder och prospekt
  - Lägga till kontakter till kundkort
  - Skapa dokument kopplade till kunder med tillval för BankID
  - Dokumentlagring på företagsnivå med möjlighet till åtkomstskydd med BankID (går att dela dokumenten ned i enskilda kundkort). Exempel på användningsområden är lagring av genomförandeplan, utdrag från belastningsregister, CV, och företagsdokument.
  - Daganteckningar kopplade till kundkort
  - Utbildningsmodul med bokningssystem
  - Egen företagsprofil med logotyp samt färger i toppmenyn
  - m.m. (vi uppdaterar systemet med nya funktioner i genomsnitt 1 gång i månaden, se www.assistansboken.se för senaste uppdatering)
4. Finns det möjlighet att provköra Assistansboken före inköp?
  - Man kan använda Assistansboken kostnadsfritt (Vi har ett Freemium och ett Premium-erbjudande)
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - 2800 kr exkl. moms i månaden per verksamhet. Sedan 100 kr exkl. moms per kund. Lite större verksamheter köper loss mjukvaran och anpassar den själva utifrån sina behov, antingen med oss som konsulter eller så har man egna utvecklare.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - 08-17
7. Är det något du vill tillägga?
  - Vi genomförde ett teknikskifte hösten 2018, den nya plattformen började utvecklas 2016.
Svar på frågor om Assistansboken skickats till Assistanskoll 18 september 2019

Anordnare som använder Assistansboken:
- Rehability i Väst AB profilen »

Tidrapportering och schemaläggning

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör

Lista över tidrapporterings och schemaläggningsverktyg

Aiai

Annat

Fast

Tidvis

Cirrus

Primass

Crona Portal

RiktaTid

Coordinare

Medvind WFM

Assistansboken

Skicka sidan till: