Assistanskoll » Tidrapportering och schemaläggning

Tidrapportering och schemaläggning

Assistansanordnare och assistansberättigade som anställer sina egna assistenter kan köpa tjänster av företag med system för tex tidrapportering och schemaläggning. Nedan beskrivs vad tjänsterna kan innebära och företag som är aktiva på marknaden.

Innehåll

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör
Lista över tidrapporterings och schemaläggningsverktyg

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör

Schemalägger assistenters arbetstid
Ha koll på när assistenter har arbetat, varit sjuka eller varit på semester
Registrera löneslag, väntetid, arbete på obekväm arbetstid, mertid och övertid
Ha koll på total arbetstid och vila mellan arbetspass för en assistent så att arbetstidslagen följs
Möjliggöra dokumentation av personlig assistans
Registrera hur mycket av den beviljade assistansen som använts
Rapportera till Försäkringskassan
Rapportering till och kommunikation mellan den assistansberättigade, assistenterna och assistansanordnaren

Lista över tidrapporterings och schemaläggningsverktyg

Aiai
Tidvis
Fast
Crona Portal
Primass
RiktaTid
Cirrus
Assistansstöd från Sonika
Medvind WFM
Coordinare
GoogleK
Truetime
Annat
Quinyx
Assistansboken

Aiai
, 101 anordnare.

Aiai hemsida
1. Hur många kunder och användare har Aiai/Kaustik i personlig assistans och totalt?
  - Ca 8400 assistansberättigade (brukare), ca 50 000 användare fördelat på ca 500 unika kunder.
2. Hur länge har Aiai funnits?
  - Kaustik och Aiai grundades av Erik Ljungberg 2009 och är grundat på en persons tro. En tro på ett jämlikt samhälle & på individens självständighet.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Schemaläggning, Tidrapportering, Kontroll av ATL, Dokumentation (Personakt), Genomförandeplaner, Ärendehantering, HR-system, Digitala avtal, Kalenderhändelser (Evenemang), Lönehantering.
  - Schema med schemakontroll -Kärnan i Aiai är ett smart och flexibelt schema som tar hänsyn till användarnas behov. Schemakontrollen hjälper dig att godkänna schemat enligt Arbetstidslagens rekommendationer och gällande kollektivavtal.
  - Tidrapport - Aiai skapar automatiska tidrapporter för alla assistenter baserat på schemat. Systemet tar alltid hänsyn till typ av arbetspass, OB-tider och eventuell frånvaro.
  - Bankid-signering med filöverföring - Tidrapporten (FK 3059) BankID-signeras av assistenter och anordnare. Via Aiai skickas tidrapporten per fil till Försäkringskassan. Du slipper postgång och sparar värdefull tid. Med BankID-signering och filöverföring blir tidrapporteringen snabb, enkel och säker.
  - Elektronisk signatur - Assistenten godkänner sin tidrapport med en elektronisk signatur i datorn, på mobilen eller läsplattan, det som passar varje individuell medarbetare bäst. Enklare än så kan det i princip inte bli.
  - Uppföljning av beslut -Aiai håller reda på förbrukning och avräkning av antalet timmar utifrån aktuellt beslut.
  - Personakt och journal -Aiai tillhandahåller ett kvalificerat IT-stöd för den dokumentation som IVO kräver.
  - Digitala avtal -Genom Aiai Avtal kan du, utifrån förskapade mallar, skapa, skicka och BankID-signera avtal på ett snabbt, enkelt och säkert sätt. Aiai Avtal underlättar vid anställning och vid skapande av kundavtal.
  - Dokument -Verksamhetsdokument och annan viktig information samlas enkelt i Aiai. Med den rollbaserade inloggningen väljer ni vilka roller som ska ha åtkomst till de publicerade dokumenten.
  - Löneexport och underlag för lönehantering -Aiai skapar löneunderlag och kan exportera lönedata till de vanligaste löneprogrammen: Hogia, Crona, Kontek mfl.
  - Kommunikation -Det är lätt att hålla kontakt med assistenterna via Aiai. Meddelanden kan skickas via systemet per SMS eller mail. Allt för att underlätta kommunikationen.
  - Kaustik akademi - Här hålls utbildningar i Aiai samt områden inom personlig assistans och omsorg.
4. Finns det möjlighet att provköra Aiai före inköp?
  - Ja, prova Aiai 30 dagar kostnadsfritt, ingen bindningstid eller krav på avtal.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Licenskostnad Pris per brukare. Underhåll %-sats av licenskostnaden. Företagsanpassad utbildning Enligt ö.k.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Aiai Support svarar på telefon och mail alla helgfria vardagar mellan kl 9-17. Support ingår i standardavtal utan begränsning på antal samtal.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Aiai är det system på marknaden som ger den assistansberättigade god insyn och möjlighet till medbestämmande. Kaustik är ett IT-bolag som med gedigen kunskap och engagemang utvecklar IT-system för vård- samt omsorgssektorn. Aiai och Carefox är marknadsledande verksamhetssystem som effektiviserar administrationen av personlig assistans respektive hemtjänst. Omsorg24 är ett skräddarsytt system för HVB-hem och LSS-boenden. Därutöver förmedlar Kaustik Akademi kompetensutveckling för privata och offentliga omsorgsverksamheter och Aiai Magasinet berör ämnen förknippat med personlig assistans. Varje år anordnas även Full delaktighet som är en mötesplats under Almedalsveckan som syftar till att samla opinionsbildare och beslutsfattare kring frågor om varje individs rätt att delta i vårt samhälle.
Anordnare som använder Aiai:
Tidvis
, 28 anordnare.

Tidvis hemsida
1. Hur många kunder och användare har Tidvis i personlig assistans och totalt?
  Tidvis har i dagsläget ca 3600 kunder och 27000 användare.
2. Hur länge har Tidvis funnits?
  Tidvis började utvecklas 2012
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Dashboard - Olika moduler för att få full koll på allt som händer i grupperna och företaget över lag. Vår välkända dashboard har idag 37 moduler som skräddarsys på personnivå och som konstant utökas med fler möjligheter.
  - Behörigheter - Rollbaserade behörigheter med miljontals kombinationer för att ge full flexibilitet. Dessutom möjlighet till koncernlösning med hantering av olika verksamhetstyper.
  - Beslut - Full kontroll av olika beslutstyper med hantering av TIF och innehållna löner vid ansökan av beslut.
  - Schemaläggning - Tidvis tillhandahåller olika typer av schemavyer som sparas efter personligt önskemål. Grundschemat bygger på och följer beslutet och alla förändringar är fullt spårbara. Tidvis håller naturligtvis koll på ATL fullt ut. I övrigt full funktionalitet för att underlätta det dagliga arbetet, såsom intresseanmälningar, multival av pass och automatisk lösning av obemannade pass av Tidvis.
  - Tidrapportering - Möjlighet till såväl manuell tidrapportering som automatskapade tidrapporter från schemat. Självklart med BankID-signering av tidrapporter och automatisk inskick till FK. Även med ledighetsansökningar, traktamente, milersättning, kvitton, check-in/check-ut, med mera.
  - Sjukhantering - Full hantering av såväl heltids- som deltidssjukskrivningar och karensavdragshantering enligt valt kollektivavtal.
  - Sjukfakturering - Automatskapade kommunblanketter för sjukfakturering. Dessa är direkt vid månadskörning färdigifyllda med korrekt information för att optimera faktureringsprocessen.
  - Kontroll av ATL - ATL-varningar direkt vid ändring i schemat och möjlighet att ändra ATL-regler på assistent, grupp eller företagsnivå efter förhandling med Kommunal.
  - Ekonomi - Kunna analysera schemaförslag och aktiva scheman för prognos och verkligt resultat, inklusive möjlighet till analys vid lönerevision, prospekts, osv. Full analys av företaget såväl som koncernen. Startas från budget av kunders ekonomi, presentation i kundrapporter (som kunder kan komma åt) och analys av faktiskt utfall.
  - Tidvis Lön- gör enkelt löneberedningen och utbetalningen direkt i Tidvis. Tidvis hämtar all information direkt från systemet och all arbetad tid, eventuella utlägg och övrigt kommer automatiskt med. Ingen överläsning av fil behövs.
  - Integration med övriga lönesystem - Vid ändring av information på anställda i Tidvis uppdateras lönesystem automatiskt om de har stöd för det. Export av löneinformation sker till de vanligaste lönesystemen men utökas konstant. Dessutom möjlighet att sätta lönearter direkt i systemet. Import av ekonomisk information sker från bokföringssystemet för att analysera ekonomin i Tidvis samt presentera information för brukarna.
  - Lönehantering - Fullt utbyggt stöd för såväl timlöner som månadslöner.
  - Semesterhantering - Möjlighet att hålla koll på både tim- och dagsemester direkt i systemet och därmed ge uppdaterad information direkt till de anställda.
  - Kommunikation - Intern E-post med GDPR-säkert informationsutbyte inom systemet. Även SMS kan skickas som är upp till 10 sms långt. Möjlighet att följa vem som läst meddelandet och utskick av tvingande meddelanden. På informationssidan kan företag själva styra innehållet genom nyhetsinlägg som går att styra på både grupp-, område och behörighetsnivå bland annat.
  - Anställningsavtal - Automatskapade anställningsavtal baserade på informationen inmatad i systemet med utskick för BankID-signering, inklusive bilagor.
  - Elektroniskt inskick av FK3066 samt E-RÄK till Försäkringskassan.
  - Dokumentation - Social journal, hantering av uppladdade dokument, genomförandeplaner, skyddsronder, daganteckningar, med mera inklusive BankID-signering av samtliga dokument.
  - Kvalitetsledning - Årshjul, möjlighet för assistenter att rapportera avvikelser, tillbud, synpunkter, visselblåsarrapportering med mera som i sin tur automatskapar ärenden med full hantering, inklusive påminnelser, för kontroll från start till slut. Dessutom möjlighet att skapa egna kvalitets- och HR-processer med automatskapade ärenden på såväl företags-, brukar- eller anställdnivå.
  - Rutiner/processer - Möjlighet att bygga egna rutiner och processer som visas i vår chefs-/kund-/medarbetarportal.
  - Ärendehantering - Möjlighet att skapa ärenden på företagsnivå eller brukarnivå och hantera ärenden med dokument och inlägg som kan följas av flera.
  - Webbutbildningar - Möjlighet att skapa egna webbutbildningar med villkorade frågor och automatisk rättning av tester.
  - Funktionalitet för att lägga upp utbildningar och anordna kurstillfällen som de anställda kan anmäla sitt intresse till.
  - Undersökningar - Kund- och medarbetarundersökningar med möjlighet till anonyma undersökningar.
  - Rekrytering - Rekryteringssystem med automatpublicering på Platsbanken och snabb hantering för publicering på Facebook. Möjlighet till integration på egen webbsida.
  - Företagsprofilering - Funktionalitet att ha företagets egna logotyp och färgsättning för att skräddarsy sin egen version av Tidvis.
  - Rapporter – Tidvis tillhandahåller mängder av rapporter gällande ekonomi, personal, lön, brukare och mycket mer.
4. Finns det möjlighet att provköra Tidvis före inköp?
  - Ja, vi tillhandahåller möjlighet att provköra Tidvis i ett demosystem så länge som krävs för att förstå Tidvis nytta för organisationen.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Tidvis har ett fast pris per kund och månad beroende på hur mycket av systemet som används. Vidare finns en rabattskala beroende av hur många kunder ni har.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - I Tidvis finns ett inbyggt supportsystem så att man har möjlighet att skicka ärenden på ett GDPR-säkert sätt. Vi lovar att finnas tillgängliga under kontorstid men svarar ofta på ärenden även utanför kontorstid.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Tidvis är ett webbaserat verksamhetssystem som tillsammans med ett lönesystem och ett bokföringssystem ska räcka för att stödja de flesta verksamheter som tillhandahåller personlig assistans.
  Tidvis är utvecklat tillsammans med samtliga roller inom personlig assistans, såväl på kontoret som ute i verksamheten. Dessutom har huvudpersonen inom Tidvis erfarenhet av att leda ett medelstort assistansbolag och har tidigare även arbetat med verksamhetsutveckling inom olika branscher. Med denna erfarenhet i ryggen ser vi hela tiden till att utveckla Tidvis för att effektivisera bolagen så att systemet i sig inte ska ses som en kostnad utan snarare en enorm styrka för att garantera kvalitet och effektivitet. Med dessa i kombination har man ett gott stöd för att ge möjlighet till kundnöjdhet såväl som personalnöjdhet samtidigt som man kan driva en verksamhet som ger positivt ekonomiskt resultat.
  Vi kommer aldrig säga att Tidvis är ett komplett system utan ifrågasätter hela tiden hur vi kan bli ännu bättre. Vi utvecklar ständigt nya moduler samtidigt som vi gör nuvarande moduler ännu lättare att använda. Allt i mycket nära samarbete med våra kunder för att se till att vi hamnar så rätt som möjligt direkt.
  Vare sig du har ett litet bolag, ett stort bolag eller en koncern med flera bolag har Tidvis stöd för att hjälpa er att få god kontroll med hög användarvänlighet.
Uppdaterad information om Tidvis skickades till Assistanskoll 16 maj 2024

Anordnare som använder Tidvis:
Fast
, 10 anordnare.
FAST hemsida

Anordnare som använder Fast:
Crona Portal
, 2 anordnare.

Crona Software hemsida
1. Hur många kunder och användare har Crona Portal i personlig assistans och totalt?
  - Crona Portal och Bemanna är webbaserade tilläggsfunktioner till Crona Lön, totalt har Crona Lön cirka 2.500 installationer varav 265 är aktiva LSS anordnare. För huvuddelen är vårt löneprogram kopplat till försystem som AiAi, Primas, Coordinarie, Tidvis, etc. Vårt egen Crona Portal är ett mindretal och Bemanna är nyligen framtaget.
2. Hur länge har Crona Portal funnits?
  - Crona Lön koma 2000, Crona Portal 2014 och Crona Bemanna 2019.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans..?
  - schemaläggning (ja), tidrapportering (ja), lönehantering(ja),
  dokumentation (nej), bokföring för anordnaren (nej), kommunikation (ja), kontroll av ATL (ja)
4. Finns det möjlighet att provköra Crona Portal före inköp?
  Ja, användaren kan provköra Crona Lön i 30 dagar.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Licensavgift, plus supportavgift och om lönebeskeden ska gå via vår digitala brevlåda (app, Kivra, e-Boks, webbsida)
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Kontorstid
Svar på frågor om Crona Portal skickats till Assistanskoll 25 september 2019

Anordnare som använder Crona Portal:
- DML Assistans profilen »
- Skånes Nord Ost Kooperativ EK profilen »
Primass
, 8 anordnare.

Primass hemsida
1. Hur många kunder och användare har Primass i personlig assistans och totalt?
  - Primass har idag drygt 60 anordnare som kunder, närmare 20 000 användare och fler tillkommer i snabb takt.
2. Hur länge har Primass funnits?
  - Vi började utveckla Primass enbart för A-Assistans 2011 och började sälja till andra 2015.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  I Primass ingår all support av systemet, utbildning, hjälp med att lägga in tidskoder & lönearter utan extra kostnad.
  Ni får en egen portal med ert företagsnamn. Ni får testa systemet gratis i 3 månader innan ni bestämmer er att Primass är rätt val för er.
  I Primass ingår:
  - Gratis support och utbildning i systemet
  - Importera lönebesked från ert lönesystem till Primass helt enligt GDPR utan extra kostnad.
  - En mobil APP som assistenterna kan använda sig av för att skicka in sin tidrapport, se sitt schema, se gruppens schema och läsa nyheter som ni lägger ut på er portal.
  - Digital inskickning av E-RÄK till Försäkringskassan (även externa godemän, förvaltare och vårdnadshavare som ej redan har en profil i systemet)
  - Digital inskickning av FK3066 till Försäkringskassan
  - Digital inskickning av FK3059 till Försäkringskassan
  - Digital inskickning av FK3057 till Försäkringskassan
  - Blanketter för räkning & tidrapporter till kommun ocb
  - Sjuk- och vikarielistor för sjuklönefakturering
  - Hjälpsida med instruktioner för systemet
  - Schemaläggning
  - Tidrapportering
  - Anställningsavtal med möjlighet för Bank-ID signering
  - Tystnadsplikt med möjlighet för Bank-ID signering
  - Rekryteringsverktyg
  - Assistanskartläggning
  - Nyheter, Information och policys)
  - Dokumentation (kvalitetsplan, arbetsmiljögenomgång, handlingsplaner, personalmöten, rutiner med mera)
  - Avvikelsehantering
  - Journalhantering
  - Evenemang
  - Beräkningsperioder
  - Kundbeslut
  - Personallista
  - Kundlista
  - Meddelandefunktion
  - 2023 lanserar vi också en budgetfunktion med lönerevision i Primass som ni får möjlighet att testa gratis i 3 månader. När ni bestämt er för att fortsätta med budgetfunktionen så tillkommer en kostnad för den.
4. Finns det möjlighet att provköra Primass före inköp?
  - Vi bjuder på de tre första månaderna och erbjuder utbildning i systemet antingen via Teams eller på plats ute hos kunden.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Primass kostar 521,25 sek inkl. moms per assistansberättigade. Bank-id signering av tidtidrapporter kostar 2:80 styck inkl. moms. Önskar ni använda er av påminnelsesms för inskickning av tidrapporter och övriga Sms-meddelande i systemet tillkommer en kostnad på 1:75 sek inkl. moms/per SMS.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Öppet tider är vardagar mellan 08:00-16:00, telefontidvardagar kl. 09.00 – 15.00. Övrig tid finns telefonsvarare, Zendesk med skrivna instruktioner och mejl. Återkoppling utlovas inom 24 timmar vardagar och 70 timmar under helger. All support ges utan kostnad.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Primass har utvecklats av assistansanordnare för assistansanordnare. Passar naturligtvis även den som ordnar sin assistans i egen regi. Primass är ett heltäckande system där tanken är att allt ska finnas samlat på en och samma plats. Utöver Primass behöver en bara ett lönesystem och bokföringssystem.
  Anordnare som använder Primass:
  A-Assistans, Alfema Care, Alois Assistans, AO Assistans, Assistansporten, Bambi ekonomisk förening, Barken Assistans, Brukarkooperativet i Umeå, GIL, Min Assistans, NOA personlig assistans, NÄRA, Prima Assistans i Norr, Proverde Assistans, Ramp, Österlen Assistans i Skåne
Svaren uppdaterade av Primass 28 september 2023

Primass har deltagit i jämförelsen sedan 19 september 2019

Anordnare som använder Primass:
RiktaTid
, 7 anordnare.

RiktaTid hemsida
1. Hur många kunder och användare har RiktaTid i personlig assistans och totalt?
  - Vi har 14 företag och lite över 300 brukare i systemet
2. Hur länge har RiktaTid funnits?
  - Vi började utveckla RiktaTid 2011
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  
  RiktaTid erbjuder i korthet:
  - Schemaläggning med planering och integrerad budgetfunktion där man lägger in alla lönekostnader, assistansomkostnader, schabloner mm för att se vad assistansen beräknas kosta. Jämföra olika planeringar med varandra. Innan man kör ut en planering så körs en ATL kontroll.
  - Digital signering av tidrapporter och integrering med försäkringskassan.
  - Rollbaserad nyhetsfunktion för att nå ut till kunder och personal med information
  - Intranät som också är rollbaserat så det t.ex. går att lägga upp digitala personalhandböcker, information som berör kund/brukare. Dokumenthantering. Bra verktyg om företaget arbetar med kvalitetssäkring.
  - Dokumentation och Genomförandeplan Här kan man föra olika typer av anteckningar i systemet och rollhanteringen bestämmer vilka som får skriva och läsa. Viktiga anteckningar journalförs direkt eller i efterhand.
  - Meddelandesystem. Man kan skicka fritt antal sms, nyhetsbrev via sms eller e-post.
  - Löneexport: RiktaTid kan exportera till Fortnox, Crona Lön, Visma lön samt Hogia Lön.
  - Rekrytering Vi erbjuder en gratistjänst (även om man inte använder RiktaTid som schemasystem) där företag kan lägga upp lediga tjänster och matcha dessa mot sökande i vår databas med hjälp av sök-taggar.
  - Digital signering av anställningsbevis med bankID för att underlätta rekryteringsprocessen.
  - Rapporter för att följa upp beräkningsperiod, ATL, utfall mot beslut, sjukvikariat, assistenter som är hos barnkunder mm mm.
4. Finns det möjlighet att provköra RiktaTid före inköp? På vilka villkor?
  -Absolut – det går att testa fritt under 2 månader utan att binda sig.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  -Vi tar antingen betalt med fast pris per brukare eller ett rörligt pris per beslutstimma. Pris via offert
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider? (kontorstid, helger eller mer?)
  -Alltid fri telefon och mailsupport till administrativ personal under kontorstid men även mailsupport kvällar och helger.
7. Är det något du vill tillägga?
  -Vi försöker alltid att arbeta så nära kunden vi kan och utveckla systemet efter våra kunders önskemål. I allra flesta fallen så utvecklar vi deras tankar och idéer!
Anordnare som använder RiktaTid:
Cirrus
, 4 anordnare.
Cirrus (Time2View) hemsida

Anordnare som använder Cirrus:
Assistansstöd från Sonika
, 3 anordnare.

Assistansstöd hemsida
1. Hur många kunder och användare har Sonika i personlig assistans och totalt?
  Sonika (bolaget), har 6 assistansbolag som kunder och som använder Assistansstöd (systemet). Totalt sett har dessa kunder ca 600 assistansanvändare och ca 4 600 personliga assistenter i sina verksamheter.
2. Hur länge har Sonika/Assistanstöd funnits?
  Assistansstod utvecklades utifrån verksamheten Assistans för dig och började användas redan år 2011. Assistansstöd började licensieras ut till andra anordnare under 2022.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Assistansstöd finns såväl i webbgränssnitt, som i APP anpassad till olika enheter (mobiltelefon, surfplatta) och modeller (Apple, Android).
  - Schemaläggning inkl. kontroll mot ATL. Drag- & dropfunktionalitet – scheman läggs supereffektivt.
  - Tidrapportering för assistenter, inkl. BankID-signering och koppling mot Försäkringskassan.
  - Skicka 3066 till Försäkringskassan.
  - Skapa räkning till Försäkringskassan, som kan skickas på olika sätt beroende på om kunden signerar via BankID (SMSas/mailas) eller på papper (mailas/postas). Anpassade hälsningsmeddelanden/instruktioner till kunderna i dessa utskick.
  - Automatisk uträkning och ifyllnad av kostnader på räkning (sida 2), vid högre timbelopp.
  - Fakturering enligt huvudbeslut, tillfällig utökning av tid och sjuklöner till kommuner.
  - Bryta ut HSL-insatser på separat faktura till aktuell vårdregion.
  - Tidrapportering, personalakter och kalendarium mm för tjänstemän.
  - Lönehantering.
  - Attestsystem för lönerevision inkl. redovisning av total löne- och kostnadshöjning, samt sammanställning anpassad för att kunna skickas till fackförbund.
  - Rekryteringsfunktion där samtliga annonser och kandidater hanteras för såväl personliga assistenter som tjänstemän. Skapa t ex en anställd av en kandidat, med redan förifyllda personuppgifter, samt begär t ex kompletterande uppgifter av en kandidat genom att skicka ut specialanpassad länk för ändamålet där kandidaten kan ladda upp sin komplettering. Se kandidater på karta och få information om hur nära kunden de bor.
  - Vikariepoolsfunktion för att samla assistenter som vill arbeta extra och där de endast får tillgång till begränsad information om kund och assistenter ifall de endast arbetar enstaka arbetspass. Vid akutsituation: sök bland vikarier bland annat utifrån avstånd till där kunden bor, körkort, kön mm.
  - Nyckeltalssida för att följa utvecklingen av täckningsbidrag, timlön och andra kostnader i assistanserna. En mängd olika typer av ekonomirapporter per kund, samt ekonomirapporter för t ex enhet eller hela företaget. Excel och specialdesignade grafer.
  - Följa inbetalningar och slutgodkänna avräkningsperioder, inkl. belasta en kunds ekonomi med timmar som anordnaren inte får betalt för. Koppling till bokföringsprogram med möjlighet att minska fordran mot Försäkringskassan.
  - Bokföring.
  - Redovisning och attest av utlägg för tjänstemän.
  - E-fakturering.
  - Överföringar, vid behov samt enligt inställt intervall där systemet skapar bankfil. Kostnaderna bokförs direkt per kund. Det går också enkelt att bokföra en kostnad på en kund i efterhand, om utbetalningen inte gjorts genom systemet.
  - Justera upp t ex OB- eller jourersättning på enskild kund, för att slippa manuell månatlig hantering.
  - Friskvårdsräknare/pott per assistent, där assistenten intjänar friskvård per assistanstimme. Vid friskvårdsuttag belastas potten med det utbetalda beloppet.
  - Skapa order för beställning av förbrukningsartiklar.
  - Kundakt med tillhörande dokument, journal mm. Samt digitala arbetsanteckningar som med fördel skrivs av assistenten i appen och som enkelt gallras och sammanställs av närmsta chef i kundens journal.
  - Logg kring händelser på varje kund, med möjlighet att bifoga filer och uppmärksamma t ex kollega eller chef om den loggade händelsen, för en effektiv kommunikation internt.
  - Genomförandeplanering, med utbruten vy för att särskilt följa och addera kundens mål med assistansen.
  - Följa upp delegeringsbeslut på assistentnivå.
  - Struktur för kvalitetsledningssystem och kunskapsbank med sökfunktion.
  - Centralt arkiv för företagets centrala dokument med tillgång för utvalda funktioner eller personer.
  - Omfattande rättighetsinställningar per tjänsteman, för ett optimalt rättighetsupplägg.
  - Kommunikation: maila, SMSa, chatta och skicka notiser. T ex kan du skapa chatgrupper med grupper av assistenter, eller skicka mail till hela assistentgrupper.
  - Möjlighet att skicka information krypterat, som öppnas med BankID eller engångskod och endast kan öppnas under begränsad tid.
  - Skapa fönsterkuvertvänliga försättsblad med förifylld adress, till kunder, assistenter och anhöriga.
  - Digitala avtal, uppsägningar och andra dokument med elektronisk signatur.
  - Sida för att anteckna kring potentiella kunder som gett samtycke till detta.
4. Finns det möjlighet att provköra Assistansstöd före inköp?
  Ja, enligt överenskommelse.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  Per assistansanvändare, samt för specifika tilläggstjänster.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  I första hand kontorstid, måndag-fredag. Vid akuta problem finns hjälp att få från tidig morgon till sen kväll, årets alla dagar.
7. Är det något du vill tillägga?
  Sonika erbjuder Assistansstöd, det mest heltäckande verksamhetssystemet för personlig assistans som finns på marknaden. Utöver axplocket av större funktioner ovan, finns en uppsjö av annan funktionalitet som gör vardagen enklare, roligare och mer kostnadseffektiv för den som administrerar personlig assistans.
Svar på frågor om Sonika Assistansstöd skickats till Assistanskoll 7 juni 2023

Anordnare som använder Assistansstöd från Sonika:
Medvind WFM
, 2 anordnare.

Medvind WFM (Visma) hemsida
1. Hur många kunder och användare har Medvind WFM i personlig assistans och totalt?
  - Totalt: 107 kunder, 270 000 slutanvändare. Personlig assistans: 17 kunder, 10 000 slutanvändare
2. Hur länge har Medvind WFM funnits?
  - Medvind WFM har funnits på marknaden sedan 2001.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Schemaläggning, tidrapportering, kontroll av ATL, vikarie- och ersättarhantering, löneintegration, digital hantering av 3059 med BankID signering, automatisk generering av 3057 och 3066 blankett.
4. Finns det möjlighet att provköra Medvind WFM före inköp?
  - Nej ingen möjlighet att provköra då stora delar av applikationen behöver anpassas efter kundens processer och regelverk för att uppnå önskad automatisering. Demonstration kan fås på begäran.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - Vi tar betalt för grundfunktionaliteten i Medvind WFM per antal anställda, vi har även en transaktionsbaserad prismodell för rapporter som skickas digitalt till försäkringskassan.
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Vi supporterar systemförvaltare och superusers helgfria vardagar 8-17.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Medvind WFM är ett komplett schema och bemanningssystem som lämpar sig för stora och medelstora organisationer (minst 200 anställda).
Svar på frågor om Medvind WFM skickats till Assistanskoll 18 september 2019

Anordnare som använder Medvind WFM:
- Frösunda Personlig Assistans AB profilen »
- Grums kommun profilen »
Coordinare
, 1 anordnare.

Coordinare hemsida
1. Hur många kunder och användare har Coordinare i personlig assistans och totalt?
  - Vi har ett tjugotal anordnare som kunder och drygt 3500 användare.
2. Hur länge har Coordinare funnits?
  - Coordinare AB bildades 2014 för att ta fram ett skräddarsytt system för assistansbranschen, främst för en större lokal anordnares behov. Fr.o.m. 2018 har Coordinare breddats och lanserats på den svenska marknaden. Coordinare vidareutvecklas löpande i nära samarbete med alla våra kunder.
3. Vilka tjänster erbjuder ni en kund inom personlig assistans, t.ex. schemaläggning, tidrapportering, lönehantering, dokumentation, bokföring för anordnaren, kommunikation, kontroll av ATL?
  - Funktionslistan är lång och ses bäst på https://www.coordinare.se. Se särskilt vår Funktionsöversikt, och ta gärna en titt på våra filmer. I vår blogg finns ännu mer information, tips & trix, och kundreportage.
  - Nya kunder väljer ofta Coordinare för att systemet upplevs som det mest lättanvända på marknaden.
  - Ett litet urval av Coordinares funktioner:
  - Automatiska schemakontroller (varning direkt en regelöverträdelse sker vid arbete i scheman)
  - Assistenter kan själva registrera eventuella tidsavvikelser
  - Ständig koll på nyttjad och kvarvarande tid i relation till beslut
  - BankID-signering
  - Elektroniska tidrapporter (ELT)
  - Elektronisk inlämning av FK3066 (E-IOA)
  - SMS-påminnelser
  - Integration med lönesystem via API
  - Dokumentation, journal, avvikelser med uppföljning
  - Instrumentpanel informerar om viktig och matnyttig information
  - Väl utbyggt stöd för att hantera flera företag i samma konto
  - Coordinare tillhandahålls som en molntjänst utan behov av lokala installationer hos oss eller hos kund.
4. Finns det möjlighet att provköra Coordinares före inköp?
  - Självklart! Coordinare kan användas i 30 dagar utan kostnad och utan förpliktelser. Vi bjuder även på en grundutbildning på distans.
5. Hur tar ni betalt och hur mycket?
  - 499 kr inklusive moms per kund (assistansberättigad) och månad för basversionen, som innehåller all funktionalitet utom integration med lönesystem och stöd för flera företag. Större anordnare kan erbjudas ett rabatterat pris. Anordnare med endast 1 kund samt egna arbetsgivare betalar 799 kr per månad.
  - I priset ingår grundutbildning på distans och support. Dessutom ingår BankID-signaturer och SMS-utskick utan extra kostnad. Ingen bindningstid och ingen startkostnad.
  - Se alla priser på https://www.coordinare.se
6. Vilken support ger ni era kunder och på vilka tider?
  - Vi erbjuder support kl 08-17 på vardagar via telefon, e-post och inbyggd supportfunktion i Coordinare. För kritiska ärenden finns vi tillgängliga även utanför kontorstid.
7. Är det något du vill tillägga?
  - Vi har stort fokus på användarvänlighet och arbetar hårt för att Coordinare ska vara intuitivt och lättanvänt trots många och kraftfulla funktioner. Detta gör att nya kunder ofta är redo att arbeta med systemet redan efter en kortare utbildning på 1-2 timmar.
  - Eftersom att Coordinare är en molntjänst och körs i en vanlig webbläsare krävs ingen installation, varken hos oss eller ute hos kund. Det är bara att logga in och köra igång.
  - Vi är uppskattade för vår tillgängliga och kunniga support. Att varje kund ska få ett personligt och vänligt bemötande är självklart. Vi delar gärna med oss av den kunskap och erfarenhet som vi har byggt upp genom vårt mångåriga och nära samarbete med assistansanordnare av varierande storlek. Samtidigt tar vi tacksamt emot våra kunders idéer och önskemål, det hjälper oss att ta Coordinare till nya höjder.
Svar på frågor om Coordinare skickats till Assistanskoll 5 februari 2021

Anordnare som använder Coordinare:
- Assistera Skandinavien AB profilen »
GoogleK
, 1 anordnare:
- 4 you personlig assistans i Värmland AB profilen »

Tidrapportering och schemaläggning

Vad ett tidrapporterings och schemaläggningsverktyg gör

Lista över tidrapporterings och schemaläggningsverktyg

Aiai

Tidvis

Fast

Crona Portal

Primass

RiktaTid

Cirrus

Assistansstöd från Sonika

Medvind WFM

Coordinare

GoogleK

Truetime

Annat

Quinyx

Assistansboken

Skicka sidan till: